Этика мессенджеров. Как пользоваться рабочими чатами

Во многих компаниях день начинается с захода в корпоративный мессенджер, поэтому в деловой среде сформировались свои правила переписок в чатах. Как эффективно использовать мессенджеры на работе и не замучить при этом коллег и сотрудников? Вот несколько правил:

1. Разделяй и властвуй

Если вы уже не маленький уютный стартап, то без разделения чатов не обойтись: когда в компании больше десяти человек, то обсуждение рабочих задач всей командой превращается в хаос. Лучше создать больше узкоспециализированных чатов, чем отвлекать сотрудников, мнение которых в переписке не требуется: для этого чаты лучше делить не только по функциям, но и по проектам.

2. Разные мессенджеры для разных задач

Разделять общение можно не только по отдельным чатам, но и по мессенджерам — это позволит сотрудникам не дергаться от каждого уведомления в WhatsApp, если они знают, что его используют только для неформального общения. Или разные мессенджеры могут интуитивно использоваться в разное время суток: если человек пишет в Telegram, значит он только едет на работу, ну а если кинул ссылку в Skype, то можно атаковать его с рабочими вопросами. На первый взгляд, несколько каналов коммуникации — это путаница, однако если выстроить систему, то получится удобный гибридный подход к разным типам людей.

3. Никто не обязан читать все подряд

Если сотрудник теряет рабочее время, читая в чате по двести сообщений подряд, боясь упустить ценную информацию, то вы что-то делаете не так. Можно требовать быть онлайн, но нельзя ждать постоянного активного присутствия в чате. Руководителю лучше приучить себя совершить пару лишних действий, чтобы в общем чате обращаться к конкретному сотруднику, используя упоминание его имени (например, такая функция есть в Telegram), или попросить подчиненных настроить обязательные уведомления при использовании в чате вариаций его имени (такой сервис есть в Skype или Slack).

4. Рабочий чат — для рабочего времени

Лучше поберечь душевное спокойствие сотрудников и ввести правило общения в рабочем чате только в рабочие часы. Или, по крайней мере, не требовать, чтобы вам отвечали в нерабочее время, и дать возможность всем нетрудоголикам поставить рабочий чат в режим «mute» после восьмичасового дня в офисе.

К тому же круглосуточная переписка может создать у вас неверное представление о работе подчиненных. Чаты, как и почта на смартфоне, очень удобны для симуляции бурной деятельности. Мы общаемся, мы спрашиваем и переспрашиваем, мы уточняем, но проблемы от этого не решаются. Поэтому общий чат — это самый лучший способ создать видимость активной работы, а не работать на самом деле.

5. Без руководителя о работе не говорят

Если в рабочем чате нет начальника, он уже не рабочий. Руководителю не обязательно участвовать в диалоге, но он должен иметь доступ к нему. В небольшой компании обычно во всех чатах присутствует генеральный директор, в компаниях с несколькими десятками сотрудников — непосредственные руководители. Прежде всего это дисциплинирует команду, а также помогает руководителю быть в курсе всего, что происходит.

6. Следите за контентом

Найти баланс между неофициальным и строгим рабочим общением очень сложно. С одной стороны, присутствие неформальности в общем чате создает атмосферу взаимного доверия, с другой же — безбожно его загромождает, потому что любое развлечение распространяется с невероятной скоростью.

Конечно, в зависимости от отношений в команде в корпоративном чате могут быть разные стили, но иногда сотрудников надо уметь остановить. Важно: ту информацию, которую вы категорически не хотите получать посредством корпоративного чата, обозначьте заранее.

7. Важные решения нельзя оставлять в чате

Чат остается чатом: потерять в нем принятое решение очень просто, да и нужный для его выполнения сотрудник, не участвовавший в разговоре, может сослаться на то, что не видел сообщений. И скорее всего, он будет говорить правду — скорость общей переписки может зашкаливать. Можно сразу выносить стратегические решения в систему постановки задач, можно — чуть позже, но главное — фиксировать их.

8. Нельзя забывать о безопасности

Ваш рабочий чат кажется маленькой крепостью, но на самом деле информация оттуда может утечь быстрее, чем из любых других программ. Многие компании из соображений безопасности даже не используют обычную версию Skype, другие для конфиденциальных переписок пользуются секретными чатами Telegram.

Но если запрет на использование каких-то мессенджеров кажется слишком радикальным решением, то можно для начала попробовать не забывать убирать бывших сотрудников из общего чата, да и вообще долго не держать сообщения с паролями на виду (в некоторых мессенджерах их можно удалять). Сегодня человек ушел от вас, а завтра он с легкостью сможет залезть в историю старого корпоративного чата и найти все пароли и явки. Будьте внимательны!

City Business School

Нашли опечатку? Выделите фрагмент текста с опечаткой и нажмите Ctrl + Enter.