Кадровые документы регулируют все сферы отношений «работодатель—сотрудник». В небольшой фирме за ведение кадровой документации отвечает бухгалтер (собственный или на аутсорсе).

Нередко ведением кадровой документации занимается сам руководитель. Но в таком случае возрастает риск что-то упустить из виду.

Кадровые документы проверяют контролирующие государственные органы, различные фонды. Отсутствие или неправильное оформление документации учета кадров может повлечь наложение штрафа.

Зачем нужно вести кадровые документы?

• Чтобы отчитаться перед государственными органами;
• Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании;
• Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Перечень важных кадровых документов

Пакет кадровых документов и впрямь объемен, но все же на часть из них мы советуем непременно обратить внимание. Потому что ведение такой документации обязательно по закону.

Документы о приеме на работу

Трудовой договор или контракт

Речь идет о документальном оформлении трудовых отношений. Составьте его в двух экземплярах: один хранится в вашей компании, другой — у работника.

Примерная форма договора описана в Трудовом Кодексе РБ в статье №18. Если вы меняете условия работы, то это также оформляется документально.

Важно! Мы не советуем подменять трудовой договор гражданско-правовым. Да, велик соблазн сэкономить таким образом на отчислениях в социальный фонд. Но если проверка обнаружит нарушения — вы рискуете получить штраф.

Приказ о приеме на работу

После подписания контракта, вы должны распорядиться о его приеме на работу — издать приказ.

Личная карточка на работника

По сути это папка, куда помещают все данные о работнике: от аттестата или диплома до характеристик с прежнего места работы. Здесь же хранится приказ о приеме на работу, трудовой договор.

Трудовая книжка

Если у работника нету трудовой книжки, вы обязаны завести ее. В книжку вы заносите все сведения о трудовом стаже сотрудника. При увольнении вы обязаны отдать книжку работнику на руки.

Важно! Книжка, как правило, заполняется в присутствии владельца и выдается на руки. Но если работника нет в день увольнения на месте, то можно отправить документ почтой. Но только с согласия его хозяина.

Договор о материальной ответственности

Если вы доверяете работнику ценное имущество, то нужно задокументировать это. Так вы обезопасите себя в случае порчи имущества компании.

Общие кадровые документы

Правила трудового распорядка внутри компании

В документе должен быть расписан порядок приема на работу и увольнения, во сколько смен работает ваша компания, длительность рабочего дня и перерывов, механизм премирования.

Штатное расписание

В этом документе вы перечисляете все ваши штатные единицы. Расписание составляется до формирования штата. При помощи штатного расписания часто решают спорные вопросы, на пример, если ваш работник считает, что вы рассчитались с ним не в полной мере или позже, чем нужно.

График отпусков

Документ составляется сразу на весь календарный год и должен быть готов не позднее 5 января. Сотрудников нужно с ним ознакомить под подпись. Важно точно рассчитать, на какую продолжительность отпуска имеет право каждый сотрудник.

Положение о премировании и оплате труда

Это сугубо индивидуальные для каждого предприятия документы. Их составление целесообразно, если у вас в компании работает собственная система отплаты труда и премирования. Положения закрепляются приказом руководителя компании.

Табель учета рабочих дней

Заполняется помесячно. Если ваш работник трудится по гибкому графику, то вы просто учитываете суммарное число отработанного им времени за каждый месяц.

Должностная инструкция

В ней прописаны обязанности, которые вы возлагаете на работника. С помощью этого документа работников проще контролировать. А вам как работодателю с инструкцией будет проще отстоять свою позицию в споре.

Журнал учета личных дел и книга движения трудовых книжек

Эти документы по сути предназначены для отражения движения других документов. Так, при увольнении сотрудника, он должен расписываться о получении трудовой книжки в книге учета.

Чем грозит неведение кадровой документации

Если контролирующий орган найдет нарушении в вашем кадровом документообороте, то помимо их устранения, вам может грозить штраф по статье 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Если у вас не прописаны четко права и обязанности сотрудников, до возрастает риск возникновения недопонимания и жалоб. А недовольный работник вполне может отправиться за защитой своих интересов в суд.

Как видите, пакет обязательных документов достаточно обширный. И вести их надо не только «для галочки».

Часто они помогают работодателем бороться с экстремизмом сотрудников. Поэтому мы советуем вести кадры. А сами вы будете это делать, поручите вашему сотруднику или обратитесь к специалистам на аутсорсе — решать вам.

Консалт

Свяжитесь с нашим специалистом и получите бесплатную консультацию по интересующей вас услуге. Телефоны компании «Консалт»: ‎+375(44) 750-03-34 ‎+375(29) 588-13-37+‎375(152) 60-92-24. Адрес: Гродно, ул. 1 Мая, 19

Нашли опечатку? Выделите фрагмент текста с опечаткой и нажмите Ctrl + Enter. Хотите поделиться тем, что произошло в Гродно? Напишите в наш телеграм-бот. Это анонимно и быстро.